学会这个自动提醒的方法,让同事填信息,再也不用唠唠叨叨无数次!

秋叶Excel 2022/11/3 14:10:48 责编:云熙

「嘟…… 嘟…… 嘟…… 您所拨打的号码是空号,请核对后再拨」。

what?怎么回事?

抬头一看,原来是表格里的电话号码登记错了。

实际上,这种事情并不少见。

我们在收集某些信息的时候,经常会遇到错填少填多填的,比如手机号、身份证号等,甚至性别这一项都会出问题

该怎么避免上述情况的发生呢?

有个很简单却实用的方法 —— 数据验证(Office 2013 之前的版本又叫数据有效性)。

1、数据验证是什么

数据验证,是用来限制数据类型或用户输入单元格的值。

选中工作表的一个区域,在【数据】选项卡下找到【数据工具】并打开【数据验证】窗口。

就能够配置该区域限制输入的条件,输入前就出现的提示信息,出错后弹出的警告信息,以及当前输入位置用的输入法模式。

输入法模式这个比较好理解,后面就不展开说了,具体还是说说前 3 种功能~

2、输入前自动提醒

当选中已经设置过【输入信息】的单元格时,就会在旁边自动显示提示框。

选中其他单元格,这个提示框就不会出现,也不会影响阅读体验。

❶ 选中需要设置的区域,鼠标点击【数据】选项卡-【数据工具】-【数据验证】。

❷ 在弹出的「数据验证」窗口中,鼠标单击【输入信息】。

❸ 分别在「标题」和「输入信息」下面的对话框中输入提示信息,不限于期望或要求其他用户输入的内容形式、规范要求等。(感觉有点像 PPT 里的备注诶🙊)

❹ 最后单击【确定】。

并检查下有没有设置成功。

选中单元格时会有提示信息,说明操作没问题。

3、输入后自动报警

当你输入不符合要求的信息,Excel 就会自动跳出报警弹窗,并要求你重新输入。

不过,如果想实现这个功能,那必须提前【设置】好验证条件。

以我刚刚提到的身份证号位数举例。

身份证号必须是 18 位数字,不论是多一位、还是少一位,都不行。

所以我们可以限制这一项输入的「文本长度」为 18。

❶ 选择需要设置的表格区域,打开【数据验证】窗口,一眼就能看到我们需要进行操作的界面。

❷ 【允许】「文本长度」「等于」「18」。

单击【确定】,「验证条件」这里就设置好了。

接下来,是【出错警告】。

打开【出错警告】的窗口,勾选「输入无效数据时显示出错警告」,【样式】选择「停止」,填写好「标题」和「错误信息」。

最后别忘了单击【确定】。

这样,D2:D11 区域的报警提醒就做好了。

你学会了吗?

对了,悄悄提醒一下,【出错警告】的「样式」,除了刚刚用到的「停止」,还有「警告」和「信息」。

它们的功能都大同小异,有兴趣的话你可以动手操作感受一下~

4、限制输入的条件

看到这里,可能你会好奇,为什么我又要把这一项单独拉出来说一遍呢?

因为通过它,可以分别对日期、时间、文本等类型实行丰富的数据录入限制功能。

比如上面提到的限制「文本长度」为 18。

而且,结合「序列」功能,还可以创建下拉列表,这是数据验证最常见的用法之一。

将一些数据设置成下拉列表,不仅能够提高录入效率,还能有效限制数据填写范围,确保规范一致。

看下效果图:

上图展示的是 Excel 里的一级下拉列表,经过深入的设置,我们还可以创建二级下拉列表、三级下拉列表、搜索式下拉列表……

5、写在最后

今天讲的「限制输入」功能有一个大的 BUG,那就是它只对手工输入的数据有效,对已经输入的、复制粘贴过来的数据无效。

换句话说,它并不能完全防止某些人「胡作非为」。

如果你有其他方法,欢迎留言交流!

如果想要验证已经输入的数据是否符合验证条件,可以使用这个功能 ——【圈释无效数据】。

最后总结一下 ↓

每天学点 Excel,工作效率 up~up~

本文来自微信公众号:秋叶 Excel (ID:excel100),作者:竺兰,编辑:雅梨子、竺兰

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关键词:数据验证

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