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电脑桌面文件超乱?教你3大绝招快速整理

2017-9-12 15:02:33来源:爱范儿作者:AppSo责编:仲平 评论:

作者邹小强,10年时间管理实践者,《小强升职记》作者

你的电脑桌面看上去是不是这个样子?

如果你有下面几个「坏习惯」,电脑里的文件不乱才怪:

文件层级太深:比如说一个销售数据Excel文件存放在「D盘–2017年–大灵通项目–西大街门店–月报表」这个目录下,看上去一层一层很清晰对吧?但除非你是处女座,否则会很快失去耐心,随便一放就算了。

按文件类型归类文件:Windows操作系统默认的分类是:我的文档、我的音乐、我的视频……这样按照文件类型归类适合个人电脑,而不是工作电脑。工作电脑里可能90%的文件都在「我的文档」里面,所以这样分类就失去了意义

一个文件有多个版本:你要找一个「2016工作总结.doc」文件,通过文件搜索发现桌面有1个、D盘有1个、邮箱附件还有1个,那么问题来了:到底哪一个才是最终版本呢?难道要比较最后修改日期?累死了!

很多文件都放在电脑桌面:从微信、邮件附件、QQ、钉钉等各种渠道收到的文件因为还不知道怎么归类,或者要进行下一步的处理,所以都放到桌面。可是突然电脑无法启动了,技术支持部门的人说要格式化C盘重装系统,这一下就悲剧了,因为桌面文件夹恰好就在C盘,崩溃ing。

看到这里,我建议大家还是养成几个整理电脑文件的好习惯,让我们工作的时候心情更好一点,效率更高一点。

1.横向分类,用MECE原则横向分类就像是明确一下每个抽屉放什么样的东西。

工作性质不同分类的方式也不一样,比如:

按客户分

按项目分

按时间分

但这都要遵循一个原则:MECE,这是芭芭拉·名托在《金字塔原理》这本书里提到的分类原则:

MECE,是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,中文意思是「相互独立,完全穷尽」。也就是对于一个重大的议题,能够做到不重叠、不遗漏的分类,而且能够藉此有效把握问题的核心,并解决问题的方法。

比如对这个世界上的人进行分类:

无重复,有遗漏:老年人+中年人+青年人,遗漏了小孩、婴儿等

有遗漏,有重复:成年人+男人,遗漏了小女孩,而且成年人中包含了男人

有遗漏,有重复:男性+女性+小孩,男性包含了小男孩,女性包含了小女孩

无遗漏,无重复:男性+女性

你可以试着用笔纸先对文件夹进行分类,然后再开始整理。

2.纵向搜索,用Everything工具纵向搜索就像是你出门时从放裤子的抽屉拿出裤子,从放衣服的抽屉拿出衣服。

给大家推荐一个搜索文件的利器:Everything(Windows下使用,Mac下用不着),它的特点是:

搜索速度快到吓尿;

快速下载安装,不到500k;

感觉不到存在,占用系统资源小;

新文件也能实时搜索到。

不过Everything还做不到对文件内容的搜索。

所以你可以想象这样的场景,当你需要:

硬盘空间不够:查找比较大的垃圾文件删除,那么直接搜索文件大小大于多少MB的就立刻出现;

只大概文件名:Everything可以模糊查询,找电影、找程序、找文档,都行,不用大概一层一层的文件夹;

经常需要找某些文件:比如「工作总结」,可以在Everything建立一个书签,下次直接点开这个书签就能找到这些文件。

而且,更重要的是,它是免费的!(用了半天的营销套路,介绍了一个免费软件,哈哈……)

3.建立行动导向的桌面文件夹那么,电脑桌面要放些什么?那些QQ、微信、钉钉、邮件里的临时文件存放到哪?

每一个文件的背后实际上就代表着一件待办事项,比如说财务预算表,其实代表着「审核一下预算是否合适」这件事,所以我建议在桌面建立三个文件夹,你可以看到这三个文件夹都是以行动为导向的:

Inbox:各个渠道来的临时文件,或者需要处理还未处理的文件,都放到Inbox文件夹里,每天下班前清理一次这个文件夹,当开始着手处理这件事时,就挪到「进行中」文件夹;

进行中:正在修改、正在回复、等待反馈结果的文件,都放在这个文件夹,完成后,就放入「归档」文件夹;

归档快捷方式:通过它可以立刻打开你的「工作文件夹」,把解决掉的文件归档到相关目录下。

结语我们不是在整理文件,也不是整理桌面,是在整理心情。

想象一下,一上班,打开电脑,看到乱糟糟的电脑桌面,你是什么样的心情?

反之,一打开电脑看见的是干净整洁的桌面,那又是什么心情呢?整理衣柜、收拾家里也会有同样的效果,所以小强建议大家有空的时候把自己的生活、工作环境都整理整理。

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