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语雀上手体验:让知识流动起来

2019/12/16 22:59:53来源:IT之家作者:骑士责编:骑士评论:

12月8日,支付宝内部孵化的一款文档与知识管理工具“语雀”,宣布正式对外开放。语雀是云端知识库,分为文档、知识库、团队三层结构。通过知识库来组织管理知识,通过协作及分享让知识流动起来。

作为一款知识管理、协同办公的工具,IT之家编辑发现,支付宝语雀有着自己的清晰逻辑,想要重新定义文档,打造新一代Office。支付宝语雀的首批用户针对教育类及非盈利公益组织,可申请免费使用,针对公司规模在一定范围内的中小初创企业,可免费使用语雀团队版。而对于个人用户也提供免费功能,可打造好个性化的文档与知识管理工具。

登录语雀

支付宝语雀目前主打网页端,这也是目前最流行的在线文档形式,支持手机号码、钉钉、支付宝、微信、邮箱等方式登录,非常便捷,能够快速融入你的日常生活和工作的帐户体系。

通过钉钉扫码登录语雀后,再绑定好手机号码就可以了。此后只需要钉钉扫码快速登录即可。

语雀工作台

IT之家编辑进入语雀平台,首先会出现工作台界面,这是语雀的主界面,便于用户管理自己的文档知识库等。界面左侧是语雀的基本结构,分别是文档、知识库、团队三部分,还有协作、讨论、关注、收藏、最近浏览内容,最后一项是回收站。

如果你不熟悉如何开启知识管理之旅,语雀还提供了一些知识创作的场景供大家选择,你可以选择学习笔记、博客专栏、旅行攻略、项目组、部门、兴趣小组之类的开始。每一项知识创作场景都是一个知识库的开始,非常具有条理性。

如果你已经进行了多个操作或者编辑,那么工作台就会展示你的操作动态。

当然你也可以直接新建一个空白文档,这会属于默认的知识库。

IT之家编辑以读书笔记知识库为例子来使用语雀。点击新建之后,需要完善一下知识库说明,可以另外可以看到该知识库的归属,以及设置的权限可见范围。

你可以设置仅自己可见,也可以设置为对互联网所有人可见,便于分享知识。

新的学习笔记知识库有点像书籍或者是论文的目录,很适合从源头上帮助用户建立起知识管理的意识,培养良好的知识管理习惯。

进入具体的知识库后,可以看到左侧的大项,而右上角则是具体的流程梳理点,都可以直接使用鼠标点击,快速到达去处。

下面进入具体的编辑操作界面,语雀的菜单和Office软件类似,用户不需要进行复杂的学习认知就可以掌握布局和用法。

在左上角是语雀重要的插入卡片功能,这里集合了这款知识管理工具的众多黑科技,你可以通过Ctrl + /快捷按键快速插入卡片,也可以点击相应的文字按钮。

IT之家发现,插入卡片功能涵盖了生活和工作中所需要的大部分类型,包括图片、表格、附件、公式、代码块、思维导图、文本绘图、加密文本、状态,还可以支持嵌入语雀文档、本地Office/Xmind/Sketch等文件、本地视频、在线视频支持优酷/哔哩哔哩等。应有尽有,满足强大的需求。

近期,语雀还升级了本地文件卡片,在原有微软Office(Word、Excel、PowerPoint)、PDF的基础上,新增了对macOS系统的Keynote、Pages、Numbers文件嵌入,真是太强大了,其意义并不仅仅是格式的支持,更重要的是语雀首次实现了iWork套件在线预览,为协同办公和文档共享等奠定了核心基础。

也就是说,如果你的朋友给你发送了iWork套件文件(Keynote、Pages、Numbers),但是你使用的是Windows系统,那么只需要将其上传到语雀知识库中即可将内容解析和显示出来,微软Office文件同理,Mac用户也可以在不安装Office 365等情况下查看编辑Word、Excel、PowerPoint文件。

以导入本地Word(.docx)为例,上传完成后,语雀会将Word文件解析并以卡片的形式显示在知识库中,看起来整洁自然,完全符合知识归纳的理念。

点击右上角的小眼睛查看还可以全屏方式预览Word内容,当然这也是保存重要的文件的管理方法,当上传到语雀后,你也可以随时在有网络的情况下将其下载到电脑本地硬盘上。

如果对方发来的是苹果iWork文件,也可以在语雀上轻松查看内容。下面以iWork Keynote为例展示效果。

对Office Excel的支持也十分完善。

在语雀的知识库中,也可以直接插入优酷和哔哩哔哩视频。并且可以在线观看,完全是嵌入式的无缝的体验。

你还可以将文档中的中文自动检测翻译成英文,或者将文档中的英文自动检测翻译成中文,便于知识整理和分享。

另外,IT之家还发现一个重要功能,语雀还支持加密文本卡片功能,点击右上角的插入卡片功能,在「加密文本」卡片中撰写你需要加密的内容,点击「设置密码」;设置好密码以后,文本就被锁住了。只有键入密码才能解锁查看和编辑,即使是能编辑文档的协同办公用户没有密码也无法查看。

除了富文本之外,语雀对多个行业工种的工作场景有良好支持,比如支持MarkDown语法(程序员)、支持PlantUML等多语言文本绘图(产品经理)、支持LaTeX数学公式、画板知识库(设计师)等等。

协同办公

语雀不仅仅是一个在线的文档管理工具,更重要的是它具有保存和协同办公的理念。

用户可以将某个知识库分享给特定的人,进行查看、编辑等协同办公操作,并且能够更加快速的反应到知识文档中。

在知识库的页面,IT之家网友可以点击右上角的协作,将这篇知识库的网页链接分享给朋友或者同事,需要经过审核和确认,之后该知识库就可以在两人或者数人之间协作编辑并分享了。在权限方面,可以灵活设置,包括文档内容的阅读、新增或者编辑权限,另外还有删除协作的功能,做到更加安全、可控和方便。

当确认协作通过之后,对方就可以进行知识库的编辑等操作了,可以查看内容,发布新内容之后,这边也会同步收到更新。

语雀在协同办公方面还加入了重要的历史版本功能,无论是什么时候修改的重要内容都有记录,方便用户回顾修改点和追溯返回到之前版本。

另外分享给别人的知识库及文档还支持密码共享,更具有安全性。

小结:

支付宝语雀虽然是内部孵化出来的文档管理工具,但正因为如此已经经过数万阿里员工的检验,在正式推出之前就已经经过了千锤百炼,洞悉了不少特殊的需求,而这些需求在语雀正式推向市场之后就立刻被放大,成为必不可少的一部分。而知识库的结构从源头保证了语雀产品的不同,有利于培养教育及公益组织、小微企业的管理习惯,对于个人用户来说,知识管理和协同办公分享更是日常生活和工作的利器。

更重要的是,支付宝把保护用户账户安全的技术用在了语雀上。在隐私保护方面,所有用户生成的数据,语雀都进行了双重密钥的加密。即使语雀的开发人员,也无法看到内容。可以放心使用。

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关键词:支付宝语雀文档

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