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Excel 小技巧:用 Ctrl+E 配合查找替换实现数据提取

秋叶Excel 2023/8/11 11:45:12 责编:梦泽

原文标题:《当 Ctrl+E 遇到查找替换,这个新功能好用到爆哭!》

本文作者:竺兰

本文编辑:竺兰

今天我接到一位朋友的求助,她们公司准备给过生日的员工送一份小礼物。

需要从下列表格中,提取出各位员工的生日

▲ 模拟数据

她之前遇到类似的问题都是直接复制粘贴,但是这次数据太多,就想知道有没有什么比较快速的方法。

其实方法有很多,比如我们之前就分享过:

❶ 快捷键法:【Ctrl+E】

函数公式法:

=MID(B2,7,8)

但是用这两种方法提取出来的生日,年月日都是连在一起的

想要一眼分清,很麻烦。

那我们不如就给这些数据分个段?像这样:

或者这样:

这里重点介绍两种方法,是上面两种方法的进阶版

首先我们来看看第一种方法。

1、Ctrl+E & 替换查找

👉 操作步骤:

❶ 在第一个单元格中,按照「XXXX-XX-XX S」(这里的 S 可以换成任意字母)的格式输入身份证中的生日,然后选中下面一个单元格,按【Ctrl+E】快速填充。

效果图如下:

❷ 按【Ctrl+H】键,调出「查找与替换」窗口,将「 S」(空格 + S)替换为空,单击【全部替换】。

PS.【Ctrl+E】只有 2013 及以上版本可以使用。

等等,讲到这里,也许就有同学想问,既然【Ctrl+E】可以直接提取身份证中的生日,为什么不干脆把第一个单元格中的日期设为「1998/12/15」,然后直接填充呢?

我当然也想过啊,还动手试过,你们猜结果怎么着?

效果图:

很显然,结果是乱的

【Ctrl+E】确实功能强大,但它毕竟不是万能的。

好了,既然这个方法是行不通的,大家还是老老实实按照我之前讲的步骤来操作吧!

但是!

如果某些同学的电脑版本在 Office 2013 以下,就无法使用【Ctrl+E】快捷键。

那这种情况下,怎么解决上面提到的这个问题呢?

方法也很简单,用函数公式就够了!

2、函数公式法

开门见山,我们先直接来看公式:

=TEXT(MID身份证号码所在单元格7,8),"0000-00-00")

图中的公式也很简单、易理解。

用到了两个函数,TEXT 和 MID。

其中,

❶ MID (身份证号码所在单元格,7,8)

MID 函数的作用中提取身份证号中代表生日的数字,即第 7 位到第 14 位。

从左到右、第 7 位算起,一共 8 位数字,所以参数 1 为 7;参数 2 为 8。

❷ TEXT (数值,"0000-00-00")

TEXT 函数的作用,就是将 MID 提取出来的数值,转化成 0000-00-00 格式。

3、总结一下

怎么样?这两种方法是不是都很简单!

Excel 小白也可以轻松学会并使用哦~

其中第一种方法,巧妙地将【Ctrl+E】和查找替换功能结合在一起,通过占位的方式,使智能填充正常运行,再替换掉占位符,就能得出正确的结果了。

这种方法,我们之前也分享过类似的教程 —— 长表格打印:

▲ @长小安

也是利用替换功能和占位,从而将一列数据转换成多列,两者有异曲同工之妙。

对了,长表格打印教程的文章链接在此 ↓↓↓

表格太长长长长怎么打印?一个小功能,轻松就搞定!! 

有兴趣的同学也可以看看~

看完文章,相信不少同学都很想说:

为什么不介绍一下单元格格式呢?

按【Ctrl+1】调出【设置单元格格式】窗口,自定义格式为 0000-00-00,也非常简单呀?

这当然也不失为一种方法,但是这样做出的数据,只是「虚有其表」,看上去是日期,实际单元格中还是数字,不能用于日期计算。

上面提到的 3 种方法各有各的优缺点,大家视情况选择哦~

本文来自微信公众号:秋叶 Excel (ID:excel100),作者:竺兰

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关键词:Excel教程Excel学院

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